Privacybeleid

1.1 Hulpverleners

Stichting Babyspullen verwerkt persoonsgegevens van hulpverleners bij maatschappelijke organisaties die het babystartpakket namens aanstaande ouders aanvragen. Persoonsgegevens van hulpverleners worden door Stichting Babyspullen verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(-en):

• Administratieve doeleinden;
• Correspondentie met hulpverleners over de ontvangst, verwerking en goedkeuring van de aanvraag voor een babystartpakket en de verzending van een babystartpakket; en
• Uitvoering en afhandeling van de aanvraag en verzending van een babystartpakket.

Stichting Babyspullen verwerkt deze persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslag:

• De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de onderlinge overeenkomst, namelijk de overeengekomen opdracht tot aanvraag en verzending van een babystartpakket.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) verwerkt Stichting Babyspullen de volgende persoonsgegevens:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Zakelijke adresgegevens;
• (Zakelijk) Telefoonnummer; en
• (Zakelijk) E-mailadres.

Deze persoonsgegevens worden verwerkt door:

• Vrijwilligers en medewerkers van Stichting Babyspullen die actief zijn in het mailteam.

Deze persoonsgegevens worden door Stichting Babyspullen opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(-en) voor de periode:

• Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen indien nodig voor de fiscale administratie voor maximaal 7 jaar.

Toelichting:

• Gegevens gerelateerd aan de aanvraag voor een babystartpakket door een hulpverlener worden in beperkte vorm na verzending van het babystartpakket bewaard om statistische informatie, zoals aantallen uitgegeven babystartpakketten over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren.

1.2 (Aanstaande) ouders en diens kinderen

Persoonsgegevens van (aanstaande) ouders en diens kinderen worden door Stichting Babyspullen verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(-en):

• Administratieve doeleinden;
• Correspondentie met aanstaande ouders/ontvangers van babystartpakketten over de ontvangst, verwerking en goedkeuring van de aanvraag voor een babystartpakket en de verzending van een babystartpakket;
• Uitvoering en afhandeling van de aanvraag en verzending van een babystartpakket;
• Het verlenen van toegang tot het online deelplatform ‘de Babyspullenbank’ van Stichting Babyspullen; en
• Gegevensverstrekking door Stichting Babyspullen aan gemeenten voor rapportage- en subsidiedoeleinden.

Stichting Babyspullen verwerkt deze persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslagen:

• De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de opdracht tot aanvraag en verzending van een babystartpakket en het verlenen van toegang en gebruik kunnen maken van de Babyspullenbank;
• De verwerking voor rapportage- en subsidiedoeleinden is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Stichting Babyspullen of van een derde. Wanneer Stichting Babyspullen persoonsgegevens verwerkt op basis van de wettelijke grondslag ‘gerechtvaardigd belang’, wordt voorafgaand aan de verwerking een belangenafweging gemaakt tussen het gerechtvaardigd belang van Stichting Babyspullen bij verwerking en jouw privacybelangen. Het gerechtvaardigd belang van Stichting Babyspullen bij deze verwerking is het verminderen van de effecten van armoede op baby’s en jonge kinderen en de ondersteuning van jonge gezinnen die het financieel zwaar hebben. Wanneer je nadere informatie wenst te ontvangen over de gemaakte belangenafweging, kan je contact met ons opnemen via de contactgegevens onderaan deze pagina.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) verwerkt Stichting Babyspullen de volgende persoonsgegevens:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Adres;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Geslacht en verwachte geboortedatum kind voor aanvraag babypakket deel 1; en
• Geslacht kind en huidige kledingmaat voor aanvraag babypakket deel 2.

Bij de gegevensverstrekking aan gemeenten worden slechts de volgende gegevens van (aanstaande) ouders gedeeld met gemeenten:

• De vier cijfers van de postcode van de (aanstaande) ouder/ontvanger van babystartpakket.

Deze persoonsgegevens worden verwerkt door:

• Vrijwilligers en medewerkers van Stichting Babyspullen die actief zijn in het mailteam.

Deze persoonsgegevens worden door Stichting Babyspullen opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(-en) voor de periode:

• Gedurende 2 jaar na de verzending van het babystartpakket en daarna alleen indien nodig voor de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Toelichting:

• Gegevens gerelateerd aan de aanvraag voor een babystartpakket worden in beperkte vorm na de verzending van het babystartpakket bewaard om statistische informatie zoals aantal uitgegeven babystartpakketten over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren.

1.3 Nieuwsbriefabonnees

Persoonsgegevens van nieuwsbriefabonnees worden door Stichting Babyspullen verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(-en):

• Het versturen van informatie en nieuws over de activiteiten van Stichting Babyspullen.

Stichting Babyspullen verwerkt deze persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslag:

• Toestemming via het online inschrijvingsformulier voor de nieuwsbrief.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) verwerkt Stichting Babyspullen de volgende persoonsgegevens:

• Voornaam; en
• E-mailadres.

Deze persoonsgegevens worden door Stichting Babyspullen opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(-en) voor de periode:

• Gedurende de periode dat de nieuwsbriefabonnee aangemeld is voor de nieuwsbrief.

1.4 Donateurs en sponsoren

Persoonsgegevens van donateurs en sponsoren worden door Stichting Babyspullen verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(-en):

• Het innen van toegezegde financiële donaties en/of andere vormen van steun aan Stichting Babyspullen.

Stichting Babyspullen verwerkt deze persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslag:

• De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de (sponsor)overeenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) verwerkt Stichting Babyspullen de volgende persoonsgegevens:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• E-mailadres; en
• Bankrekeningnummer.

Deze persoonsgegevens worden door Stichting Babyspullen opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de volgende periode:

• Gedurende twee jaar na het laatste contactmoment met de donateur en/of sponsor.

1.5 Prospects, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerden in Stichting Babyspullen

Persoonsgegevens van prospects, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerden worden door Stichting Babyspullen verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(-en):

• Het bevorderen van betrokkenheid bij de doelstellingen van Stichting Babyspullen, waaronder het informeren over en het betrekken bij lopende en toekomstige projecten en activiteiten en/of gerichte contacten; en
• Het onderhouden van relaties met prospects, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerden.

Stichting Babyspullen verwerkt deze persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslag:

• (Mondelinge) toestemming;
• De verwerking van de gegevens is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Stichting Babyspullen of van een derde. Wanneer Stichting Babyspullen persoonsgegevens verwerkt op basis van de wettelijke grondslag ‘gerechtvaardigd belang’, wordt voorafgaand aan de verwerking een belangenafweging gemaakt tussen het gerechtvaardigd belang van Stichting Babyspullen bij verwerking en jouw privacybelangen. Het gerechtvaardigd belang van Stichting Babyspullen bij deze verwerking is het verminderen van de effecten van armoede op baby’s en jonge kinderen en de ondersteuning van jonge gezinnen die het financieel zwaar hebben.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) verwerkt Stichting Babyspullen de volgende persoonsgegevens:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Telefoonnummer; en
• E-mailadres.

Deze persoonsgegevens worden door Stichting Babyspullen opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de volgende periode:

• Gedurende twee jaar na het laatste contactmoment met een prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde.

1.6 Leveranciers

Persoonsgegevens van (contactpersonen van) leveranciers aan Stichting Babyspullen worden door Stichting Babyspullen verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(-en):

• Voor het inkopen van goederen en/of diensten; en
• Voor het onderhouden van een zakelijke relatie met de leverancier.

Stichting Babyspullen verwerkt deze persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslag:

• De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de leverancier partij is.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) verwerkt Stichting Babyspullen de volgende persoonsgegevens:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Telefoonnummer; en
• E-mailadres.

Deze persoonsgegevens worden door Stichting Babyspullen opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(-en) voor de volgende periode:

• Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen indien nodig voor de fiscale administratie voor maximaal 7 jaar.

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Stichting Babyspullen maakt gebruik van diensten van de volgende derde partijen:

• Het verzorgen van verwerking aanvraag babystartpakket, via Salesforce
• Het verzorgen van backups van de data in Salesforce, via Odeseva
• Het verzorgen van toegang tot de Babyspullenbank, via FLOOW2
• Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen, via Mailblue
• Het verzorgen van verzending aangevraagd babystartpakket, via DHL

Wanneer derde partijen als verwerkers optreden voor Stichting Babyspullen, delen wij geen persoonsgegevens zonder dat we een verwerkersovereenkomst hebben gesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen.

Samenwerking met gemeenten

Stichting Babyspullen werkt samen met gemeenten in Nederland. Stichting Babyspullen deelt eens per kwartaal of per jaar persoonsgegevens van (aanstaande) ouders en diens kinderen met gemeenten voor rapportage- en subsidiedoeleinden. Bij de gegevensverstrekking aan gemeenten worden slechts de volgende gegevens gedeeld met gemeenten:

• Het totaal aantal babystartpakketten dat binnen de gemeente is verzonden
• De accountnamen van de hulpverleners die het babystartpakket bij Stichting Babyspullen hebben aangevraagd
• De vier cijfers van de postcode van de (aanstaande) ouder

Verder zullen wij de door jouw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons-)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU en doen alleen gegevensoverdracht als een partij gebruik maakt van EC goedgekeurde standaardbepalingen of is aangesloten bij het Data Privacy Framework.

Stichting Babyspullen bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. De bewaartermijnen per verwerking zijn hierboven telkens opgenomen.

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van je te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens Stichting Babyspullen van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan
• Wij gebruiken inloggegevens voor toegang op onze computersystemen
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens

Stichting Babyspullen maakt gebruik van profielpagina’s op verschillende socialemediakanalen, waaronder LinkedIn, Instagram en Facebook. De website van Stichting Babyspullen bevat links naar deze socialemediakanalen en deze socialemediakanalen verzamelen mogelijk informatie over jou. Stichting Babyspullen is niet verantwoordelijk voor de inhoud of de activiteiten op de websites van deze derden. Wij raden je aan om de privacyverklaringen van deze socialemediakanalen te raadplegen.

Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van jou ontvangen hebben. Tevens kun je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. In bepaalde gevallen heb je het recht op beperking van de verwerking, bijvoorbeeld als je twijfelt aan de juistheid van de persoonsgegevens die Stichting Babyspullen van jou verwerkt. Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij jouw persoonsgegevens verwerken op basis van een door jou gegeven toestemming hiertoe, dan heb je altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens, dan vragen wij je hierover contact met ons op te nemen. Komen wij er samen niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming in Nederland.

Een cookie is een kleine unit van informatie die door je browser wordt doorgegeven wanneer je op de website van Stichting Babyspullen bent. Stichting Babyspullen maakt op de website gebruik van cookies om een zo efficiënt mogelijk gebruik van de website te garanderen. Je kan je cookievoorkeuren beheren en cookies blokkeren via de instellingen van je browser. Dit kan wel van invloed zijn op het gebruiksgemak van de website.

Wij werken dit privacybeleid van tijd tot tijd bij. Wij brengen je op de hoogte van belangrijke veranderingen in dit privacybeleid, zoals veranderingen in de doeleinden van de verwerking en veranderingen in de wijze waarop je jouw rechten met betrekking tot je persoonsgegevens.

Als je naar aanleiding van ons privacybeleid nog vragen of opmerkingen hebt, neem dan contact met ons op via onderstaande contactgegevens.

Stichting Babyspullen
Nijverheidsplein 2F
1704 RB Heerhugowaard
072 - 7370263
info@stichtingbabyspullen.nl